การจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ – ทำตามขั้นตอนง่ายๆ 8 ขั้นตอน

โครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จอาจทำให้สูญเสียรายได้และโอกาส ความล้มเหลวในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ การเบี่ยงเบนความสนใจของทรัพยากรจากกิจกรรมอื่น ๆ กำลังใจในการทำงานของพนักงานและบางครั้งความล้มเหลวทางธุรกิจ ดังนั้นเมื่อโครงการมีความซับซ้อนและมีความสำคัญต่อผลการดำเนินงานของธุรกิจมากขึ้นพวกเขาจะสามารถเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จได้อย่างไร?

ทำตามขั้นตอนง่ายๆแปดขั้นตอนนี้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับโครงการของคุณ

1. การริเริ่มและการมีส่วนได้ส่วนเสียของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ประการแรกต้องสำเร็จด้วยความมุ่งมั่นที่แท้จริงและความเป็นผู้นำของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย – สำหรับผู้ที่ได้รับประโยชน์จากโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการอยู่ในกรณีธุรกิจที่ยั่งยืนและมีผลประโยชน์ทางธุรกิจที่แท้จริงเพื่อให้คุณสามารถเข้าใจธุรกิจและเป้าหมายทางเทคนิคของคุณได้ ต้องให้ความสำคัญกับธุรกิจเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนวุ่นวายของโครงการที่ให้การแก้ปัญหาที่ถูกต้องทางเทคนิค แต่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดทางธุรกิจ

คุณต้องมีสปอนเซอร์ที่เข้มแข็ง – คนที่มีความสามารถในการรักษาความผูกพันกับโครงการและจะต่อสู้ในระดับผู้บริหารระดับสูง ไม่เพียงพอที่จะได้รับการมีส่วนร่วมของผู้บริหารและผู้มีส่วนได้เสียในช่วงเริ่มต้นของโครงการ แต่ก็ต้องพยายามรักษาไว้ คุณสามารถทำได้โดยยึดมั่นในวงจรการสื่อสารและสร้างความมั่นใจว่าพวกเขาตระหนักถึงพัฒนาการที่สำคัญที่สุดผลลัพธ์ปัญหาและความเสี่ยง

2. ขอบเขตวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์

ขอบเขตของโครงการกำหนดพื้นที่และกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับผลกระทบ กำหนดอย่างชัดเจนและสื่อสารกับนักสะสมทั้งหมด เพื่อหลีกเลี่ยงข้อสงสัยอย่ากลัวที่จะพูดในสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในพื้นที่ หลังจากนิยามแล้วควรใช้พื้นที่ในการใช้งานอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยง "ขอบเขต" หรือส่วนขยายของโครงการ ลูกค้าหรือผู้สนับสนุนต้องอนุมัติการเปลี่ยนแปลงขอบเขตการสมัครซึ่งเกือบจะหมายถึงว่าโครงการต้องได้รับการออกแบบใหม่หรือได้รับการชำระเงินใหม่ อย่าใช้ขอบเขตที่มีการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องออกแบบโครงการใหม่ – เกือบจะเป็นสูตรสำหรับความหายนะ

ผู้สนับสนุนหรือลูกค้าต้องกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมของโครงการ – "เกมสุดยอด" ที่เขาจะทำได้ เมื่อคุณเข้าใจเป้าหมายทั่วไปแล้วคุณสามารถกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจและทางเทคนิคของโครงการได้ ซึ่งเป็นเป้าหมายระดับล่างที่ช่วยในการบรรลุเป้าหมายโดยรวม พวกเขาเป็นพื้นฐานของแผนโครงการระดับสูง

โปรดทราบว่ายิ่งโครงการมีระยะเวลานานเท่าใดก็ยิ่งมีการเปลี่ยนแปลงองค์กรมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการไม่ได้รับตามเหตุการณ์ที่อาจไม่ตรงกับความคาดหวังของลูกค้าของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการมีความสมจริงและองค์กรของคุณสามารถจัดการได้ สิ่งที่คุณสามารถบรรลุด้วยทรัพยากรที่สมเหตุสมผลและสมจริงให้แก่คุณ? ท้าทายองค์กรและทีมงานของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย แต่หลีกเลี่ยงโครงการ "การออกแบบที่ยิ่งใหญ่" – พวกเขาน่าเกลียด!

3. เรามีแผนเป็นลายลักษณ์อักษร

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการคือแผนการเขียน โครงการใด ๆ ที่ใช้เวลาประมาณหนึ่งสัปดาห์หรือต้องใช้คนมากกว่าหนึ่งคน หนึ่งแผนอธิบาย:

  • วิธีการสร้างโครงการในขั้นตอน;
  • งานที่จะจัดส่งในแต่ละขั้นตอน
  • ผู้ดำเนินการแต่ละงาน
  • แต่ละงานต้องใช้เวลานานเท่าไร เมื่องานทั้งหมดเริ่มต้นและสิ้นสุด
  • ผลิตภัณฑ์ที่เป็นไปได้หรือเป็นขั้นสุดท้ายของแต่ละงานมีค่าใช้จ่ายเท่าไร

แผนสามารถทำได้ง่ายเพียงแค่รายชื่องานที่มีชื่อวันที่และงานบนแผ่นกระดาษหรือเมทริกซ์ที่ซับซ้อนงานการอ้างอิงข้อมูลความรับผิดชอบวันที่และแพคเกจซอฟต์แวร์

4. การจัดการทรัพยากรโครงการและส่งเสริมการทำงานเป็นทีม

โครงการทั่วไปเกี่ยวข้องกับคนจำนวนมากรวมทั้งผู้ใช้ขั้นปลายหรือพนักงานลูกค้า เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิค เจ้าหน้าที่ธุรการและการเงิน การให้คำปรึกษา ผู้ประกอบการ ซัพพลายเออร์ของที่ปรึกษาภายนอกและหน่วยงานภายนอก ลิงก์ที่เกี่ยวข้องสร้างการอ้างอิงและความเสี่ยงเพิ่มเติมที่ต้องระบุ คำนึงถึงความต้องการในการบริหารต้นทุน ฮาร์ดแวร์อุปกรณ์และเครื่องจักร เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ทางด้านแรงงาน การจัดการการเปลี่ยนแปลงกระบวนการและการฝึกอบรมพนักงานเป็นที่ชัดเจนว่าการจัดการทรัพยากรเป็นสิ่งที่ท้าทาย ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการโครงการที่มีคุณสมบัติและทีมงานที่มีประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและมุ่งมั่นในโครงการ

5. การจัดการการสื่อสาร

การสื่อสารที่ดีระหว่างทีมโครงการกับกลุ่มความสนใจและกลุ่มที่ได้รับผลกระทบ ทีมไม่สามารถแยกออกจากส่วนที่เหลือของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจหรือจากผู้ซื้อและผู้ใช้รายสุดท้าย หากเป็นเช่นนี้โครงการอาจเสี่ยงต่อความเสี่ยงที่ผู้ใช้จะไม่ยอมรับระบบหรือผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย การสื่อสารที่ดีมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสิ้นสุดโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้หรือลูกค้าเตรียมที่จะใช้และใช้ระบบหรือสถานที่ใหม่

ผู้บริหารอาจต้องทบทวนและปรับเปลี่ยนสัญญาจ้างเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานยอมรับระบบ ในกรณีที่ประชาชนมีส่วนเกี่ยวข้องอาจจำเป็นต้องพิจารณาวิธีการสื่อสารที่กว้างขึ้นเช่นการโฆษณากลุ่มโฟกัสหรือการใช้งานเชิงทดลอง

6. การจัดการซัพพลายเออร์และผู้รับเหมาช่วง

โครงการที่ซับซ้อนสมัยใหม่มักประกอบด้วยซัพพลายเออร์ผู้รับเหมาผู้ให้คำปรึกษาและแหล่งข้อมูลภายนอกอื่น ๆ มีการเสพติดและความเสี่ยงเพิ่มเติม ข้อตกลงด้านเงินทุนกับซัพพลายเออร์และบุคคลภายนอกอื่น ๆ ได้กำหนดข้อกำหนดที่กำหนดอย่างชัดเจนเพื่อกำหนดมาตรฐานประสิทธิภาพที่คาดหวังตลอดจนผลิตภัณฑ์หรือระบบที่ได้รับการออกแบบพัฒนาและจัดส่ง เราพบปะกับซัพพลายเออร์และบุคคลภายนอกอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามความคาดหวัง อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าแหล่งข้อมูลภายนอกของคุณอาจขึ้นอยู่กับซัพพลายเออร์และผู้รับเหมาช่วงดังนั้นคุณต้องตระหนักถึงความรับผิดชอบในการจัดการการเสพติดเหล่านี้และรักษาผลการปฏิบัติงานของผู้รับเหมาช่วงไว้

7. ทำกระบวนการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ

ใช้กระบวนการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการได้รับการออกแบบมาเพื่อดำเนินการต่อและการจัดส่งนั้นเป็นไปตามความต้องการที่กำหนด ใส่กระบวนการง่ายๆ จัดประชุมโครงการเป็นประจำ – ในโครงการส่วนใหญ่ทุกสัปดาห์ – เพื่อทบทวนความคืบหน้าของแผน ใช้วาระการประชุมมาตรฐาน เอกสารและเห็นด้วยกับการตัดสินใจที่สำคัญและการตรวจสอบอย่างเป็นทางการและยอมรับความสำเร็จที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างชัดเจนและวัดผลได้ ต้องมีการสร้างกระบวนการรายงานตามปกติสำหรับทีมงานโครงการและคณะกรรมการโครงการเพื่อให้รายงานอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับสถานะโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ฝ่าฝืนทุกคนได้รับรายงานที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการและผลการดำเนินงานของ บริษัท ทราบ สร้างกระบวนการทบทวนและการประกันคุณภาพเพื่อรักษาคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือระบบที่กำลังพัฒนาและคุณภาพของกระบวนการจัดการโครงการ ระบุและจัดการความเสี่ยงและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างโครงการและแบ่งปันความรับผิดชอบที่เกิดขึ้นจากการหลีกเลี่ยงความละเอียดหรืออันตรายของกระบวนการ ปิดโครงการ

สุดท้ายปิดโครงการอย่างเป็นทางการและแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเป้าหมายที่เต็มและบรรลุเป้าหมายของพวกเขา ทำงานมากเพื่อเชื่อมโยงเป้าหมายหลวมล่าสุด เมื่อโครงการสิ้นสุดลงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีการสนับสนุนและสภาพการใช้งานที่จำเป็นไว้ การจัดทำเอกสารโครงการและจัดทำรายงานโครงการขั้นสุดท้าย หากองค์กรของคุณมีขั้นตอนการจัดการด้านคุณภาพให้รายงานบทเรียนที่ได้เรียนรู้หรือแนะนำทางเลือกสำหรับการพัฒนาเพื่อนำไปพิจารณาในโครงการในอนาคต

จากนั้นมีปาร์ตี้ – คุณและทีมงานโครงการของคุณสมควรได้รับ!

Source by sbobet

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *